tisdag 23 mars 2021

Kontor eller inte, det är frågan

Eller - ska vi arbeta på kontor eller inte?

Det finns många förståsigpåare som triumferande proklamerat kontorets undergång och avskaffande efter Covid-epidemin. Att vi redan har förändrat arbetssätt och att vi kommer att arbeta annorlunda i framtiden än idag är helt klart. Precis som vi inte arbetar likadant idag som i de stora kontorslandskapen på 60-talet kommer vi sannolikt att arbeta annorlunda i framtiden, men jag tror att det är alldeles för tidigt att avskaffa kontoret. Den stora frågan är då hur kommer det att bli framöver?

Som ett exempel skrev ledarskribenten på Dagens Industri, PM Nilsson en text om hur positivt det är med distansarbete och att vi nu kommer att ändra arbetssätt framöver och att arbetsgivarna ska omfamna den trenden. Att det för många är en fördel att kunna arbeta på distans är uppenbart, men det finns en hel del negativa aspekter på det hela också. Som både anställd och i företagsledande position kan jag se ett antal nackdelar också. De nackdelarna tycker jag att många helt har missat i sin iver att dödförklara kontoren. Min utgångspunkt för resonemanget är det bolag där jag själv arbetar som är ett konsultbolag i en storstadsregion.

Om vi börjar med de positiva delarna av de förändrade arbetssätten som accelererats av pandemin.

·       Förkortad restid
Att slippa ta sig till kontoret är såklart en tidsbesparing för de flesta. Om man bor i t ex Stockholmsregionen så är en timmes restid enkel resa ingen ovanlighet.
Det här är positivt för medarbetaren, men påverkar inte företaget.

·       Flexiblare arbetstid
Någon kanske jobbar jättetidigt för att kunna vara ledig på eftermiddagen, någon annan åker och spelar ett pass padel kl 10 när man kan styra sin arbetstid själv.
Det här är positivt för medarbetaren, men jag vågar påstå att det var möjligt redan tidigare på de flesta arbetsplatser och påverkar inte företaget.

·      Möjlighet att ordna saker i hemmet
Det säger sig självt att om du är hemma och jobbar har du möjlighet att köra igång en tvättmaskin eller diskmaskin medan du jobbar, vilket kan underlätta det vardagliga.
Det här är positivt för medarbetaren, men påverkar inte företaget.

·         Lättare att arbeta globalt/distans

En sak som är ganska uppenbar är att för de företag som arbetar på flera orter (antingen i Sverige eller utomlands) så har onlinemöten och onlinearbete gjort att man knutit delar på olika orter närmare varandra på ett sätt som inte gick att uppnå tidigare. Likaså finns det möjlighet att rekrytera nya medarbetare på andra orter för att bredda sin rekryteringsbas. Många tänker då att man ska kunna flytta ut till ett vackert hus på landet och ha kvar samma lön som i Stockholm och på så sätt få en avsevärt bättre livskvalitet. Det tror jag är en felaktig slutsats och vi ser redan idag tendenser till det. Varför skulle företaget bara rekrytera i Sverige och inte Indien om alla ändå jobbar på distans?
Det här är positivt för företaget och kan påverka medarbetaren både positivt och negativt.

·         Minskat behov av kontorslokaler

Om medarbetarna inte är på kontoret utan jobbar hemifrån så minskar såklart behovet av kontor och därmed kan företaget minska sin lokalarea och kostnader.
Det här är positivt för företaget.

När vi nu klarat av några av de positiva delarna så finns det en del annat att titta på också.

·         Arbetsmiljö – fysisk
Vi har under decennier arbetat med att ordna bra arbetsmiljö på kontoren och då i form av höj- och sänkbara skrivbord, ergonomiska stolar, bra belysning och ljudmiljö mm. Hur ser det ut när vi jobbar hemma då? Min högst personliga och anekdotiska koll av kollegor, bekanta och närstående är inte positiv. Man sitter på en pinnstol vid köksbordet, i soffan eller i sängen. Precis varenda sak som är enormt viktigt på kontoret är plötsligt helt ointressant när man jobbar hemifrån. Att det kommer att bli många som får problem med t ex nacke och axlar är uppenbart.

·         Arbetsmiljö – psykisk

Om du nu sitter hemma och arbetar och samtidigt har barn och make/maka hemma, hur mycket arbetsro får du då? Den här stressen är det förmodligen ganska många som underskattar.


Dessutom får du svårare att hålla isär arbete och fritid. Risken är att du drar igång datorn direkt vid frukosten och jobbar hela dagen samtidigt som du råddar hemmet och sen fortsätter du med datorn igång under kvällen och får aldrig en riktig avslutning på arbetsdagen. I dagens samhälle där vi är nåbara jämt blir det allt viktigare att verkligen få tid för avkoppling och hur enkelt blir det när ditt avslut av arbetsdagen är att du slår igen laptoppen och tar tre steg till spisen för att börja laga middag?


En annan begräsning och problem är att varken chefen eller dina kollegor ser hur du mår. Vi har ofta fångat upp medarbetare som mått dåligt tidigt innan det har hunnit utvecklas till ett problem, men de tidiga varningssignalerna får vi inte fram via teamsmöten. Att ringa och prata med medarbetare hjälper inte riktigt heller. Visst kan du fråga om personen mår bra, men får du ett ärligt och riktigt svar? De som mår dåligt svarar sällan ärligt på en sån fråga.

 

·         Ta hjälp av kollegor

Om du sitter i anslutning till kollegor är det väldigt enkelt att snabbt ställa en fråga eller be om ett råd. Om inte annat är min upplevelse at jag ofta löser problem genom att formulera frågan till en kollega och sen kommer jag på svaret själv. Det är svårt när man jobbar på distans. Givetvis kan man ringa en kollega eller fråga via chattar eller Teams men det är en större tröskel att gå över och min upplevelse är att många då låter bli.

 

·         Socialt sammanhang, träffa andra

Vi ska inte underskatta våra behov av att träffa andra människor. Vi är ett flockdjur och mår bra av att vara med andra personer. För förvånansvärt många personer är arbetet huvuddelen av tillfällena att lära känna och umgås med andra personer. Det är många som saknar det. Givetvis kan man hitta andra sätt att träffa personer över tid.

 

·         Missbruk och andra problem

Det här är något som jag tror kommer att explodera i problem efter pandemin. Här menar jag missbruk av alkohol, droger, spel, porr och andra problem som t ex våldsam sambo. Som en tumregel kan man säga att en av tio har problem med missbruk i någon form. Det finns väldigt många fungerande alkoholister som har ökat sitt missbruk under pandemin. När du vet att du ska vara på kontoret på morgonen och inte kan lukta sprit är det enklare att låta bli flaskan. Om du sitter hemma framför datorn är det ingen som märker om du tar dig en stänkare till frukost och en belöningsöl till lunch. Det här gäller självklart alla andra missbruk också.  

 

·         Kompetensutveckling

En stor del av företagens kompetensutveckling sker via arbete med kollegor. Jag tror att de flesta av oss idag utför arbetsuppgifter som vi lärt oss av någon tidigare kollega. Hur löser man det på distans? Självklart går det att ordna online, men det är inte lika enkelt. I alla fall inte än. Det här gäller speciellt yngre och nya medarbetare som förväntas lära sig hur företaget vill att de ska arbeta. För dem som är fullärda (går det ens?) och kan göra sina arbetsuppgifter enskilt är det här såklart inte ett problem. Däremot tror jag att det är ganska många medelålders personer som inte riktigt inser att de också behöver fortsätta att lära sig nya grejer och att det inte räcker att vara bra på det man gör just idag utan att man måste lära sig det man behöver vara bra på imorgon.

 

·         Snacket vid kaffemaskinen

Antalet problem eller möjligheter som vi hittat och löst vid kaffemaskinen är oräkneligt. De här spontana mötena med 3 minuters småsnack är helt ovärderliga. Det är tyvärr oerhört svårt att få till online. Man kan förstås ordna digitala fikastunder och annat, men det blir inte samma sak.

 

·         Företagskultur och lojalitet

En oerhört viktig aspekt i företag är kulturen och den byggs av medarbetarna. Om medarbetarna inte träffas byggs ingen företagskultur och utan företagskultur byggs ingen lojalitet. I förra veckan pratade jag med vår revisor som precis blivit av med en kollega. Hennes analys av vad som hänt var ganska träffande. Kollegan har jobbat hemma och heltid åt en kund och hade större lojalitet med kunden än med sin arbetsgivare och valde då att säga upp sig och börja hos kunden. Om du sitter och jobbar själv hemma varför ska du då jobba kvar hos din nuvarande arbetsgivare och inte starta eget eller börja hos en konkurrent istället?

Det lustigaste med bilden som DI valde för att illustrera hur bra det är med hemarbete väldigt tydligt illustrerar minst tre av de problem som jag listat upp.



1.       Alkoholmissbruk

2.       Dålig arbetsmiljö (arbetsställning, belysning, blänk från solen)

3.       En miljö som gör att man får svårt att hålla isär fritid och arbetstid.

Nu är jag ingen reaktionär bakåtsträvare och det är klart att jag ser stora möjligheter i distansarbete också, men det är bättre att vara realist och se både problemen och möjligheterna. Många tittar sig blinda på resultaträkningen och ser en post för kontorslokaler och vill gärna stryka den och missar med den enkla besparingen en fruktansvärd massa andra kostnader.

·         Att rekrytera nya medarbetare är dyrt.

·         Sjukskrivna medarbetare är ännu dyrare.

·         Behandlingshem för missbrukare är vansinnigt kostsamt.

·         Sämre arbetsresultat pga missad kreativitet och kompetensutveckling kan på sikt sänka hela bolaget.

Problemet är att de här kostnaderna inte syns lika tydligt i resultaträkningen. För ett tjänstemannaföretag kan lokalkostnaderna var 3-7% av hela kostnadsmassan. Säg att man halverar den kostnaden utan att fundera på vilka andra kostnader det för med sig så är man riktigt illa ute. Ja, det finns stora möjligheter med distansarbete men det är mycket som måste förändras för att det ska fungera bra och min tro är att vi fortsatt kommer att ha kvar kontor som både mötesplatser och arbetsplatser även om vi kanske arbetar mer tid på annan plats. 

6 kommentarer:

  1. Jag håller med om allting du säger och tror att den stora skillnaden för mig kommer vara att administrativa möten i större utsträckning kommer att ske på distans. De vardagliga mötena och även möten men fokus på samordning och planering görs fortfarande bäst i fysisk närvaro medan mycket rapportering kan förenklas. Så i mitt fall kommer det nog att försvinna 2-3 utlandsresor per år medan resten av livet kommer att fortlöpa som vanligt.

    En liten observation är även att drömmen om "Flexiblare arbetstid" nog snarare är en kostnad för företagen som snabbt äter upp fördelarna med eventuella lokalkostnadsbesparingar. Om min kollega är ute och spelar padel eller helt enkelt inte kollar mejlen kan mitt arbete snabbt stanna upp vilket omedelbart sänker min produktivitet på ett sätt som snabbt kan komma upp i samma kostnader som kostnaderna för våra lokaler.

    SvaraRadera
    Svar
    1. Produktivitetsminskningen och kanske framförallt minskningen av kreativitet och innovation leder till avsevärt högre kostnader än lokalkostnaderna.

      Man kan invända att det inte spelar någon roll om kollegan spelar padel eller sitter i ett möte...

      Flexibel arbetstid leder, enligt min erfarenhet, snarare till obegränsad arbetstid med folk som jobbar mest hela tiden.

      Radera
  2. Välskrivet och intressant. En tanke jag har laborerat med är företagens behov av att ha kvar kontor till de tillfällen det behövs, även om medarbetare minskar sin tid på kontoret. Jag tror inte att minskad tid på kontoret leder nödvändigtvis till mindre kontor.

    SvaraRadera
    Svar
    1. tack.

      Inte omöjligt att ytbehovet är det samma, men att fördelningen mellan arbetsplatser och mötesrum blir annorlunda.

      Radera
  3. Tänker även på hur svårt det är att sitta med i ett onlinemöte när flera andra i mötet sitter i samma rum. När pandemin väl släpper så kommer en hel del ändå att åka till kontoret av flera anledningar som du nämner ovan. Märker en person då att hen ofta hamnar i en sådan situation att var ensam eller en av få som inte är i samma rum som de andra på flera av dagens möten så kommer förmodligen även den personen snart åka till kontoret lite oftare. Och så rullar det på tills väldigt många ändå jobbar på kontoret och inte hemma.

    I personanalyser kommer jag fram såsom 50/50 vad det gäller introvert/extrovert. Min introverta sida gillar att jobba hemifrån men, nja inte varje dag säger då min extroverta sida. Kanske inte har med det att göra men att jobba i ett kontorslandskap där jag blir ofta störd är inte särskilt produktivt för min del.

    Som chef för ett team så är det en utmaning att hålla koll på hur alla egentligen mår, det kräver en del extra möten, virtuella fikapauser där arbete knappt ens berörs.

    Företag har ingen lätt uppgift framför sig nu i utmaningen med att beräkna hur mycket kontorsyta som egentligen kommer att behövas i framtiden. Många säger en sak idag men säger de även samma sak om två år?

    Känns även som att ju längre vi jobbar hemifrån, ju större negativ påverkan får det på företagskulturen. Det blir ett tuffare klimat när personer aldrig träffas i verkligheten.

    Tack för ett bra inlägg i debatten

    SvaraRadera
    Svar
    1. Bra tankar.

      Lustigt nog hade jag en diskussion med vår hyresvärd om vårt lokalhyresavtal som förlängs med tre år från årsskiftet om vi inte säger upp det nu. Min ingångspunkt till hyresvärden var att det enda jag är säker på är att kontoret sannolikt har fel storlek om två år. Antingen är det alldeles för stort eller alldeles för litet. Vi kom överens om en kortare hyresperiod istället.

      Radera